办文是机关工作的一项重要内容。
办文的水平高不高，除了公文本身的质量以外，还有一个重要但容易被忽视的方面，就是办文过程中的呈批用语用得规不规范、精不清准。
实际上，根据表达意思、使用场合、使用主体和公文性质等的不同，呈批用语有“阅示”“阅改”“阅知”“阅研”“阅处”“批示”“批办”“审示”“审核”“审阅”“审发”“审议”“审处”“研提”“研办”“研复”“核(转)报”“核示”“核批”等诸多表述。
这些用语在外行看起来，好像都差不多，但在真正的机关人员眼里，是存在着差别的，必须根据是收文还是发文，是阅知性公文还是批办性公文，来文单位与本单位的关系等不同情况，选择合适的用语，精准对应使用。
主要应把握以下4个方面。
一、区分使用主体
公文办理中的身份角色不同级，职责不同，对拟批语的使用不同。如果用得不当，就会闹笑话。
如果使用主体是下级，对上级领导呈文的话，主要用呈XXX“审X”、“X示”等用语，如审示、审批、审发、审定；阅示、批示、指示、核示等。意思是请领导把关、决策、指示。
如果使用主体是上级，对下属批文的话，则主
要用请XXX“阅X”、“X办”等用语，如阅办、阅处、阅研，核办、拟办、研办等。意思是指示要求该事项由XXX部门或人员进行办理、处理。
如果批办的对象是同级部门的话，一般则用请审核、审阅、复核、核批、核示、阅改等用语。比如，这里面的“核批”，表达的意思就是请对方对办文的部门所拟的意见进行核实、复核，两个部门共同进行审批，共同对此意见负责。
二、区分是阅知性公文还是批办性公文
如果公文只需要阅读、了解、掌握，而不用具体办理事项，比如上级发的情况通报、政策性文件、法规，下级的情况报告、工作备案等，一般用阅、阅知、阅示、阅酌。
如果公文需要拿出意见，进行具体事项处理、办理的，对下属一般用阅处、阅办、研办等用语；对领导一般用审示、阅示、审处、批示等用语。
三、区分是收到的公文还是拟发送的或办理的公文
收文和发文，类型不同，在拟批语使用上各有侧重。
如果是收文也就是外部来的公文，一般拟出办理意见后，用“阅X”等词，如阅示、阅办、阅处、阅研、研办、研提等。意思是阅读文件后，根据文件内容进行相应的处理或办理。这里一般不用“审”字，因为外面来的文件不存在进行审核、审查的问题。
如果是本单位、本部门起草的公文或发起或提出的事项，一般对上用“审X”等词，如审示、审发、审定、审批等，意思是请领导对公文内容或事情的处理意见进行审查把关，签署意见；对下一般用“X办”，如拟办、承办、研办、办理等词，意思是领导指示下属某个部门或人员就交待的某项事情或某个文件进行具体办理；对平级一般用“审核”、“复核”、“阅改”等。
四、区分公文所涉及事项的复杂程度
如果公文所涉及的是比较具体或单一的事情，可以用“核办”、“阅办”、“阅处”、“审处”等用语。
如果公文所涉及的是比较复杂、重大或比较宏观的事项，需要多部门会同研究办理的，可以用“研办”，“阅研“，“研提”，“研复”等用语。作为承办部门，也可以只拟“呈XXX领导审示”，至于应该由哪些部门来办理，应该呈送哪些领导，事情应该如何办理，可以由领导来进行决策。
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